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Traveller Compliance
Haftungsrisiken des Arbeitgebers bei Entsendungen und Dienstreisen ins Ausland minimieren
Schnelle Umsetzung von Projekten, ad-hoc Aufträge und Serviceeinsätze, digitale / remote Teams verteilt über die ganze Welt, Entsendungen in fremde Länder zum Aufbau neuer Geschäftsfelder -Wirtschaft war noch nie internationaler als heute und die Digitalisierung der letzten 2 Jahrzehnte hat die Globalisierung in einem nicht vermuteten Tempo vorangetrieben.
Hier bieten sich unzählige Chancen für Unternehmen aller Branchen, jedoch gepaart mit nicht weniger Risiken!
Ist Ihr Unternehmen ganz oder zum Teil auf solche Projekte, Einsätze und Arbeitsmodelle angewiesen und sind Sie sich der daraus entstehenden Risiken bewusst?
Wissen Sie und Ihre Geschäftspartner darüber Bescheid welche rechtlichen und gesetzlichen Auflagen es zu beachten gilt, wenn eine Auslandstätigkeit eines Mitarbeiters / mehrerer Mitarbeiter notwendig wird? Stets stellt sich die Frage was für Sie als Unternehmen auf dem Spiel steht. Nachfolgende Informationen sollen Ihnen hierüber einen ersten Überblick verschaffen.
1. Status Quo
Prüfung der aktuellen Situation und Risikoanalyse der Auslandstätigkeiten
2. Bedarfsgerechte Strategie
Entwicklung eines Lösungskonzepts auf Grundlage Ihrer Anforderungen
3. Implementierung
Umsetzung des Konzepts. Ggf. auch Einbindung des GT Global Tracker Tools in Ihre Prozesse.
4. Serviceleistung
Aktive Unterstützung in:
- Analysierung der Daten & Reporting
- Compliance Prüfung
- Bearbeitung von Visa, Arbeitsgenehmigungen und Registrierungen
- Sozialversicherung
Grundsätzlich gilt:
Agieren Sie nicht übermotiviert, drängen Sie nicht um jeden Preis auf ausländische Märkte, sondern nehmen Sie sich vorab die Zeit, im Falle einer grenzüberschreitenden Tätigkeit sicherzustellen, dass lediglich Ländergrenzen - nicht aber auch – gesetzliche Grenzen überschritten werden!
Überschreitungen können im schlimmsten Fall insbesondere folgende Sanktionen/Strafen zur Folge haben:
- Sanktionszahlungen
- Gesetzliche Strafen
- Einreiseverbote
- Schadensersatzforderungen von Mitarbeitern bei Verletzung von Fürsorgepflichten
- Ausschluss aus dem lokalen Markt
- persönliche Haftung der Geschäftsleitung
- Reputationsverlust aufgrund Veröffentlichung der Verstöße
- Komplikation bei der Zusammenarbeit mit ihren Kunden
- Betriebstättengründung im Ausland
Vieles hiervon kann vermieden werden indem vor einem kurz- oder langfristigen Auslandseinsatz bereits aus dem Heimatland die richtigen Weichen und Anträge gestellt werden. Wichtige Dokumente gilt es den Mitarbeitern von Beginn an zur Verfügung zu stellen.
Hier geht es nicht nur um Einsätze außerhalb der Europäischen Union, denn selbst in Zeiten der Freizügigkeit gibt es für Europäer Registrierungspflichten in Nachbarländern, die in Unternehmen meist so gut wie gar nicht oder nur unzureichend bekannt sind.
Fürsorgepflicht des Arbeitgebers
Karenzzeiten und Registrierungspflichten sind jedoch nur ein kleines Stück des komplexen Puzzles, welches es mit all seinen Teilen, bei Auslandsprojekten und -tätigkeiten von Mitarbeitern, zusammenzusetzen gilt.
Die weiteren Teile des Puzzles an gesetzlichen Anforderungen beinhalten insbesondere Fragen (nicht abschließend):
- zur Sozialversicherung
- zur Immigration
- zur Unternehmens- und Individualsteuer
- zum Arbeitsrecht
- zu Marktzugangsbeschränkungen
Anzumerken ist im Allgemeinen, dass Arbeitgeber aus einem Arbeitsverhältnis generell und insbesondere auch bei der Anordnung von Geschäftsreisen eine Fürsorgepflicht trifft. Geregelt ist dies im Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB). Zusätzliche Pflichten ergeben sich aus dem Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG) sowie weiteren Vorschriften.
Bei Verletzung der Fürsorgepflichten droht eine Schadensersatzpflicht, die u.a. auch Schmerzensgeldansprüche beinhalten kann. Einen Nachweis über das Nachkommen der gegebenen Fürsorgepflichten kann der Arbeitgeber dadurch führen, dass er bei Dienstreisen und Entsendungen ins Ausland klar strukturierte Prozesse definiert, die bestenfalls präventive Maßnahmen (in allen kritischen Feldern) zur Risikoreduzierung vorsehen.
Ein essentieller Bestandteil dieser Fürsorgepflicht ist die Überprüfung und das Führen eines Nachweises über die Fortgeltung der heimischen (deutschen) Sozialversicherung für den Zeitraum der Entsendung oder Dienstreise. Selbst bei Fortgeltung der deutschen Sozialversicherung empfiehlt es sich, dem Mitarbeiter für die Zeit des Auslandsprojektes / der Auslandstätigkeit einen ergänzenden privaten Versicherungsschutz, auf Kosten des Unternehmens, zur Verfügung zu stellen, um Haftungsrisiken für Sie als Arbeitgeber zu minimieren.
Verletzungen von Fürsorgepflichten (z.B. ist kein ausreichender Prozess zur Überprüfung einzelner Länder auf Ihre Reisesicherheit vor Entsendung / Dienstreise oder kein Notfallplan vorhanden, um Mitarbeiter in Krisengebieten zu evakuieren) oder Arbeitsschutzvorschriften durch den Arbeitgeber können wiederum zu einem Regressanspruch der jeweiligen Versicherung gegenüber dem Arbeitgeber führen.
Auch stellt sich in diesem Zusammenhang oft die Frage nach den entsprechenden internen Richtlinien für Auslandsprojekte und -tätigkeiten, die sich von klar definierten generellen Zulagen, bis zu im Einzelfall definierten Regelungen und Anreizen für Mitarbeiter erstrecken können. In der Regel haben Unternehmen bereits Prozesse und Richtlinien für die klassische Entsendung von Mitarbeitern aufgesetzt, bei der Dienstreise fehlt es jedoch meist an klaren Prozessen obwohl Richtlinien an sich oft vorhanden sind.
Es ist in der heutigen Zeit unerlässlich, dass die Compliance-Anforderungen an alle in ein Geschäft involvierten Parteien, so transparent und so umfangreich wie möglich dargestellt sind und werden.
Ist Ihr Unternehmen auf all die Herausforderungen der internationalen Wirtschaft und Globalisierung vorbereitet? Wissen Sie Bescheid wo sich jeder Ihrer Mitarbeiter, zu welchem Zeitpunkt und mit welcher Aufgabe befindet?
Entsendet Ihr Unternehmen häufig Mitarbeiter ins Ausland oder hat eine beachtliche Anzahl an Dienstreisen vorzuweisen?
Es gilt Administrationsaufgaben zu automatisieren oder sie zumindest weniger aufwendig zu gestalten.
Ein auf Ihr Unternehmen individuell angepasstes Konzept schützt dabei Arbeitgeber und Arbeitnehmer gleichermaßen. Unser Experten Team mit Erfahrung in den einzelnen Bereichen erarbeitet und gestaltet gemeinsam mit Ihnen eine umsetzungsfähige Strategie.