Angebotsvergleich und Transparenz von
Relocation Dienstleistungen
Eine der größten Herausforderungen bei einer Ausschreibung von Relocation Dienstleistungen ist die Herstellung der Vergleichbarkeit der unterschiedlichen Angebote. Im Gegensatz zum Einkauf und Angebotsvergleich von Gütern lassen sich die Angebote für Dienstleistungen für Mitarbeiterumzüge, Visa- & Arbeitsgenehmigungen oder Relocation Dienstleistungen nur schwer miteinander vergleichen.
Der Schlüssel zum Erfolg liegt hier in der genauen Definition des abgeforderten Dienstleistungsrahmens sowie in der richtigen Wahl des Angebotsformates.
Definition des Leistungsrahmens
Die Erbringung von Umzugsdienstleistungen und Relocation Dienstleistungen unterliegen internationaler Standards was die Durchführungskriterien betrifft. Ebenso haben sich im Laufe der Zeit gewisse Leistungskriterien als Normalmaß etabliert. Dennoch können die Leistungsmerkmale stark in Zeit, Menge oder Qualität variieren, wenn diese nicht vor Ausschreibungsbeginn klar und unmissverständlich abgegrenzt wurden. Dies wird besonders wichtig, wenn internationale Dienstleistungsunternehmen in den Pool der Anbieter aufgenommen werden.
Preistransparenz
Nachdem der Leistungsrahmen der jeweiligen Dienstleistung eindeutig und unmissverständlich definiert wurde, kann das Angebotsformat bestimmt werden. Hier ist festzustellen, dass in den letzten Monaten versucht wurde, zwei sich ausschließende Kriterien miteinander zu vereinen – Die Einfachheit der Angebotsdarstellung und Bepreisung bei gleichzeitiger absoluter Kostentransparenz. Der Grund für diesen Trend offensichtlich.
Die Fachabteilungen, in der Regel Human Resources, suchen nach einer Möglichkeit, die Kosten für die zu beauftragenden Leistungen möglichst einfach darzustellen, während dem Einkauf daran gelegen ist, den größtmöglichen Einsparungseffekt durch Kostentransparenz zu erzielen. Aufgrund der Komplexität der Relocation Dienstleistungen führt eine vereinfachte Pauschalbepreisung zwangsläufig zu einer Kostenintransparenz, die nicht zur optimalen Kostensituation führt. Geht man davon aus, dass sich mit einer transparenten Kostenstruktur, die sich in aller Regel etwas komplexer darstellt, ein größerer positiver Effekt erwirken lässt als mit der vereinfachten Bepreisung sollten in diesem Bereich keine Kompromisse zu ungunsten der Wirtschaftlichkeit geschlossen werden.
Viele fortschrittlichen Dienstleister können den Fachabteilungen ein Online Tool zur Preisermittlung zur Verfügung stellen, so dass trotz komplexer Preisgestaltung die Kosten für eine Dienstleistung mit einem Maus-Klick ermittelt werden können.
Wie wirkt sich das in der praktischen Umsetzung aus?
Um zu gewährleisten, dass die ausgeschriebenen Dienstleistungen kongruent mit der bestehenden Entsendungsrichtlinie sind, ist es dringend erforderlich festzustellen ob die Entsenderichtlinie im Bereich der Entsendeleistungen wie Immigration Dienstleistungen, Umzugs- oder Relocationleistungen weiterhin gültig ist und diese für die Dauer der Vertragslaufzeit der Rahmenverträge beibehalten wird.
Ist absehbar, dass die Richtlinien verändert werden, sollte das bereits im Leistungsrahmen der Ausschreibung berücksichtigt werden. Die Definition des Leistungsrahmens muss Elemente festlegen, wie zum Beispiel ob dem zu entsendenden Mitarbeiter Packmittel vor dem Mitarbeiterumzug separat zur Verfügung gestellt werden sollen oder ob nach Beendigung des Umzuges nochmals nachträglich Packmittel abgeholt werden dürfen. Ebenso sollte festgelegt werden, ob eine Wohnungsuche oder Haussuche am Zielort an einem oder an mehreren Tagen erfolgen soll und wie viele Objekte maximal pro Tag vorgestellt werden dürfen. Ein weiteres Beispiel für die Bestimmung des Leistungsrahmen bezieht sich auf Fremdkosten, die von den Dienstleistern in der Regel nach Auslage und Beleg berechnet werden. Hier sollte im Vorfeld klar definiert werden welche Kosten davon betroffen sind und wie diese bei der Angebotsabgabe dargestellt werden können. Zum Beispiel muss geregelt werden wie mit behördlichen Auslagen für die Beantragung von Aufenthalts- und Arbeitsgenehmigungen umzugehen ist, ebenso wie mit Übersetzungskosten oder Kurierkosten.
Eine vollständige Darstellung der Leistungsmerkmale dieser umfangreichen Dienstleistungen würde den Rahmen dieser Ausarbeitung übersteigen. Ebenso ist die Bestimmung des Leistungsrahmens im Einzelfall anhand der Entsenderichtlinie(n) der jeweiligen Organisation zu beurteilen.
Angebotsformat
Das Angebotsformat sollte entsprechend der Kostenstruktur der Dienstleistungen erstellt werden, um den größtmöglichen Effekt der Kostenreinheit zu erwirken. Zum Beispiel sollten mengenabhängige Kosten entsprechend ihrer Kostentreiber per Menge je Einheit abgefordert werden, während pauschalisierte Kosten auch als solche abgefragt werden sollten. Der Preisvorteil für den Kunden entsteht dadurch, dass der Dienstleister nicht gezwungen wird, eine Annahme zu dem Teiler für die pauschalisierten Kosten zu machen, der immer einen kalkulatorischen Sicherheitsaufschlag enthalten wird.
Dieser Sachverhalt soll anhand eines Beispiels veranschaulicht werden: Eine Seefrachtrate für einen Umzug mit einem 20 Fuß Container beträgt EUR 1.000,00. Die Seefrachtkosten sind pauschalisierte Kosten, die unabhängig vom Auslastungsgrad des Containers ihre Höhe nicht verändern. Verlangt die Ausschreibung nun, dass die Kosten für einen 20 Fuß Container per Kubikmeter angegeben werden, dann muss der Dienstleister einen Teiler für die Kosten finden, die es ihm erlauben seine Kosten für die Container auch bei einer geringen Auslastung zu decken.
Preisbindung
Die Preisbindung ist außerordentlich wichtig und darf daher bei der Planung der Ausschreibung nicht außer Acht gelassen werden. Entscheidend für ein optimales Ergebnis einer Ausschreibung ist auch hier die differenzierte Vorgehensweise.
Bei der Erbringung von Relocation- und Umzugsdienstleistungen gibt es Kosten, die sich über einen Zeitraum von mehreren Monaten nicht oder nur unwesentlich verändern. Diese Art von Kosten stellt kein Problem für eine längerfristige Preisbindung dar. Vielmehr stellen die Kosten, die sehr volatil sind, eine größere Herausforderung für die langfristige Preisstabilität dar. Ähnlich dem Preissteigerungseffekt bei der mengenabhängigen Bepreisung pauschalisierter Kosten führt die Preisbindung für volatile Kosten zu einer Preiserhöhung durch Berechnung eines kalkulatorischen Sicherheitsaufschlages.
Dieser Effekt und der von Währungsschwankungen kann durch eine vertragliche Anpassungsklausel abgemindert werden. In der Vertragsvereinbarung werden allgemeingültige und -zugängliche Referenzkurse und Leitindizes als Basis der Varianzberechnung herangezogen.
Inhouse Mobility unterstützt und berät erfolgreich internationale Unternehmen im Rahmen einer bevorstehenden Ausschreibung. Hier wird zunächst die individuelle Situation und Zielsetzung diskutiert, um im Anschluss das RFI & RFP auszuarbeiten.